Жизнь современного человека очень динамична и меняется каждый день. Неудивительно, что иногда в череде дел и задач мы не замечаем приближения каких-то важных событий, к которым нам следовало готовиться заранее. Поэтому крайне важно, чтобы такие отсроченные задачи и события вовремя оказывались в фокусе нашего внимания.

Когда я из науки пришёл работать в продажи, огромное количество задач поначалу ставило меня в затруднительное положение. Я даже был в панике: фокус моего внимания сбивался каждые пару минут и, погружаясь в текущий ворох сегодняшних дел, я терял из виду емкие важные задачи, с дедлайнами которых я был совершено не готов встретиться.

Осознав, что так продолжаться дальше не должно, начал искать решение (по завету учителей) в книгах. К счастью, на глаза мне попалась книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв», где, среди всего прочего, я узнал о технике планирования «1-7-365» или «день-неделя-год». Решил попробовать и заодно адаптировать под себя! Результат оказался вот таким:

Для повторения системы, описанной в «Тайм-драйве», мне понадобились: пробковая доска, канцелярские кнопки, разноцветные стикеры и конверт.

Я разделил доску на три зоны, которые соответствуют трём категориям задач ДЕНЬ, НЕДЕЛЯ и ГОД.

Каждая категория имеет следующие свойства:

ДЕНЬ – здесь находятся задачи, которые мы хотим выполнить в текущий день, поэтому они просматривается многократно в течение дня. Мы выбираем наиболее приоритетную задачу, выполняем или доводим до какого-либо логического заключения, затем выбираем следующую задачу и т.д. Эти задачи могут быть спланированы, в том числе, по пустографке жестко-гибкого планирования дня. Подробнее можно прочесть в статье Алексея Щепалкина «Как я перешёл на пустографку планирования дня от Лиги «Время» или посмотреть онлайн-клубы на нашем YouTube-канале.

НЕДЕЛЯ – здесь находятся задачи, которые мы хотим выполнить в течение ближайших 2-3 недель, поэтому раздел просматривается 1-2 раза в день утром и/или вечером. Таким образом просматривая эти задачи каждый день, мы определяем, какие задачи нам следует делать в ближайшие 2 дня. Выбрав задачи, перемещаем их в раздел ДЕНЬ.

ГОД – здесь находятся остальные задачи, которые выходят за рамки раздела НЕДЕЛЯ. Просматривается дважды в неделю и, по аналогии с предыдущем разделом, перемещаем задачи из раздела ГОД в раздел НЕДЕЛЯ.

В результате у нас должно получиться вот такое движение задач по разделам:

Одним небольшим дополнением данной системы является цветовая приоритизация задач:

Зеленая карточка – задача, которую я обещал выполнить клиенту/руководству к какому-то сроку. Поэтому выполняется в первую очередь. Примечание: на фотографии есть только одна зеленая карточка. В определенной степени это связано с тем, что сторонники тайм-менеджмент движения Лига «Время», не дают пустых обещаний и умеют отказываться от навязанных задач/просьб и т.д. С другой стороны, если обещание дано, то вы можете быть уверены, что это обязательство/обещание является твердым;

Розовая карточка (не было красной) – крайне важная задача, имеет ключевое значение для компании. Жестко определена во времени;

Голубая карточка – задача, имеющая стратегическое значение для меня лично, связано с моими планами/мечтами, ведет к моему личностному росту. Мнемонически я определяю такую задачу как «Голубая мечта» (с нем. Die blau Blutne);

Фиолетовая карточка – важная задача для компании, не представляет для меня лично чего-то значимого;

Желтая карточка – обычная рядовая задача.

И ещё одна маленькая деталь – мотивация. Иногда, особенно когда мы измотаны, нам требуется взбодрить себя. Для этого я помещаю все карточки с выполненными задачами в конверт и получаю дополнительный заряд энергии, когда вижу, каким толстым становится конверт.

Вот такой финальный вариант совмещения цветовой приоритизации задач и техники «день-неделя-год».

Помните, что каждый из нас организует время и поток задач под свои нужды, и вы можете изучить огромное множество других вариантов. К примеру, в статье «Цветовая дифференциация задач» Дмитрий Гнездилов рассказывает отличный пример использования цвета в своей деятельности, а после прочтения статьи Натальи Романовой «Как использовать все принципы тайм-менеджмента на основе канбана» вы сможете выстроить свои горизонты планирования на электронных (а не пробковых) досках.

В заключении, хотел бы поделиться интересным «таймхаком»: если поместить такую доску на видном месте, то можно сэкономить огромное количество времени на общении по рабочим вопросам с коллегами (как с руководством, так и с подчиненными), так как они видят, что вы делаете, когда планируете выполнить те или иные задачи, и что задачи не забыты.