На дворе 21 век, и мы уже давно подчинились цифровым потокам колоссальным объемом проходящей через нас информации, облачным технологиям.

После знакомства с тайм-менеджментом и увлечением им как частью жизни, поняв, что весь информационный поток, проходящий сквозь нас, нужно структурировать, что цели, планы, задачи, нужно хранить, систематизировать, обрабатывать, а сделать в голове это невозможно, я стал искать удобный электронный органайзер.

При выборе органайзера критерии были следующие: для Андроид - возможность максимально близко приблизить хранимые объекты к структуре книги Г.А.Архангельского "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать", отразить возможности Пустографки Лиги "Время", синхронизация с облачным хранилищем, возможность работать на полноценной клавиатуре на персональном компьютере.

В современном цифровом контенте существует множество электронных органайзеров, календарей, планировщиков, чек-листов. То что что приходит в голову сразу: встроенный классический Гугл-календарь, iCloud-календарь, предустановленные сторонние органайзеры, например Evernote.

Мной за год были перебраны и побывали в реальной эксплуатации следующие электронные органайзеры: Календарь Google, Mail.Ru-календарь, Leader Таsк, Evernote, Wunderlist.

В итоге, перебрав вышеуказанное, остановился и уже около года пользуюсь органайзером EssentialPIM Pro под Андроид.

Считаю, что смог на приложении EssentialPim отстроить налаженную систему личной организованности и эффективности. Пробую поделиться с вами.

Итак, электронный органайзер EssentialPim, версия Pro.

Какие объекты личной организованности фиксируем, храним, и обрабатываем:

1. Стратегическая картонка
   
   
2. План для
   
   
3. Жёсткие по времени задачи
   
   
4. Гибкие задачи
   
   
5. Цели
   
   
6. Контексты
   
   
7. Хаос
   
   
8. Хранилище личной произвольной информации - заметки.
   
   

Этих объектов достаточно, чтобы максимально приблизить электронную версию EssentialPim к структуре книги "Тайм-драйв. Как успевать жить и работать".

Нам понадобятся скачанная версия EssentialPIM c Play Market, а также версия под стационарный ПК, скачанная с оригинального сайта производителя. Обе версии обновляем до релиза "PRO".

Итак, начинаем распределять внутри EssentialPim объекты личной ТМ-системы:

1. Начальная настройка:
   
   1.1 Назначаем "Приоритеты" и "Категории" в разделах "Задачи" и "Дела".
   Для чего: Приоритет дает нам понимание "Важная/главная", или "Неважная" в списке Гибких задач в пределах дня. "Высший" приоритет означает "Главную задачу", обязательную к исполнению, "Обычный приоритет" говорит что задача неважная, её выполнить желательно, но только после Важных задач.
   
   1.2. "Категория" дает визуальное представление на Цель или Ключевую область жизни. Вспоминаем "Колесо баланса" и берем значения оттуда. Добавляем дополнительные категории "Жесткие по времени" - красный цвет позволяет увидеть их на шкале времени дня.
   
   Индивидуально можно добавить любое количество категорий, но не отклоняемся от классического числа 7+ -2. Каждой категории задаем цвет для лучшего визуального восприятия.
   
   1.3. Раздел "Дела" - добавляем Списки "Неделя", "Месяц", "Год", "Цели". Это наши Горизонты планирования по технологии "Неделя/Месяц/Год". Объект "Цели" нужен для хранения важнейшего одноименного объекта.

2. Начинаем фиксировать объекты личной информационной ТМ-системы:

1. "Стратегическая картонка" - объект раздела "Задача" с высшим Приоритетом, помеченная категорией "Жёсткие по времени", цвет ярко-красный, на временной шкале - первая в начале рабочего дня . Для яркого восприятия - написана заглавным шрифтом. Гарантированно Стратегическую картонку увидим первую.
   
   
2. "План дня": строится автоматически на основе комбинации объектов "Задача" и "Дело", виден на рабочем столе EssentialPim сразу при старте программы.
   Как собирается "План дня" - рассказываю в следующих 2-х пунктах.
   
   
3. "Жесткие по времени встречи/задачи" - фиксируем объектом "Задача", ставится на конкретное время, помечается категорией "Жесткая по времени", цвет всегда красный, приоритет высший. Видна в плане дня сразу в нужном месте временной шкалы, красным цветом, пропустить её нельзя.
   
   
4. "Гибкие задачи" - фиксируем объектом "Дело".
   4.1 При фиксации "Дела" используем правила:
   - назначаем время, которое не накладывается на "Жесткие встречи" из п.3
   -.указываем "Приоритет" - чтобы разделить "Важные/главные" от "Не главных" - - Приоритетные "Дела" распределяем вверху временного списка, обычные неприоритетные - внизу временного списка
   - каждому "Делу" назначаем Категорию, она отобразится соответствующим цветом в плане дня, и очень удобно для восприятия и анализа
   - каждому "Делу" назначаем объект из Списка горизонтов планирования "Неделя/Месяц/Год".
   
   
5. "Цели" - храним в разделе "Дела" в виде списка "Цели". Их мы назначили, как мы помним, в п. 3. Почему именно здесь: в раздел "Дела" мы заглядываем ежедневно и мы гарантированно увидим список "Цели". Из Целей делаем дерево, выделяя главную управляющую цель и подчинённые, более мелкие.
   У Цели в обязательном порядке ставим срок достижения.
   
   
6. "Контексты" - назначаем и храним в разделе "Дела". Логика такая же: раздел "Дела" - самый часто просматриваемый, и мы не упустим либо взглянуть на Контест, либо внести новый.
   
   
7. "Хаос" - этот объект личной информационной системы храним в разделе "Заметки" в одноименном объекте. Наш органайзер позволяет хранить многоуровневые заметки и связи, которыми очень удобно пользоваться.
   
   
8. "Произвольная персональная информация" - храним также в разделе Заметки, создав соответствующий список. Из заметок можем создавать дерево любого уровня, с любыми связями.
   
   

Итак, все объекты личной информационной системы - готовы, мы их создали, назначили приоритеты, категории, сроки.

А дальше работа идет на главном экране в разделе КАЛЕНДАРЬ. Это и есть наш "План дня" на сегодня: на шкале времени текущего дня мы видим все нужные нам объекты: "Стратегическая картонка" - первая в начале дня, цвет ярко-красный, "Жесткие встречи" - помеченные красным и высшим приоритетом на своем времени, "Гибкие задачи" - раскрашены в цвета Категорий и каждая с приоритетом: "Высший" - это важная гибкая задача, приоритет "Обычный" - неважная гибкая задача.

В любой момент через раздел "Дела" можем перейти на Цели, Контексты, Хаос.
И чтобы успеть Главное, мы должны выполнить все "Жесткие встречи", "Гибкие задачи с высшим приоритетом" и несколько раз заглянуть в Стратегическую картонку.

3. Как происходит синхронизация настольным ПК: Органайзер Essential PIM Pro позволяет синхронизировать базу данных на смартфоне с персональным компьютером. Это совсем не сложно - в одной сети WiFi оба устройства видят друг друга через приложение EssentialPIM Pro, и синхронизируются в режиме обмена.

Главное удобство такой работы вот в чем: основной объем информации мы вносим с полноценной клавиатуры ПК, а не с урезанный сенсорной клавиатуры смартфона, после этого синхронизируем ПК со смартфоном и обратно.

Я ежедневно использую следующий алгоритм работы:

• в течение рабочего дня на смартфоне делаем оперативные заметки в любых нужных разделах: Задачах, Делах, Целях, Хаосе и т.д.
  
  
• вечером в спокойной обстановке, когда приходит время планирования, синхронизируем смартфон с ПК (или ноутбуком)
  
  

• на ПК или ноутбуке, на полноценной клавиатуре вносим изменения в свой органайзер, вычеркиваем выполненные, переносим невыполненные Задачи, правим Дела, меняем даты, Заметки, в общем - отрабатываем все нужные объекты. Итог получаем на компьютере "План для на завтра"
  
  
• обратно синхронизируем ПК со смартфоном, и в нашем смартфоне получаем полностью рабочую картину завтрашнего дня. Все даты, все заметки, все категории и приоритеты изменены, выстроены так как нам нужно
  
  
• следующий рабочий день отрабатываем на смартфоне и вечером снова синхронизируем с ПК, правим данные, и обратно на смартфон
  
  И так как я веду и храню большой объем информации в Essential PIMPro, для меня работа на полноценной клавиатуре на ПК оказалась важным критерием, и таким алгоритмом ведения личной информационной системы на EssentialPIM Pro я пользуюсь каждый день, он оказался очень комфортным.