Какую проблему мы решаем Что происходит с нами, если во входящих копятся тысячи непрочтенных писем? Что происходит с нашими коллегами, партнерами, подчиненными, когда они не могут дождаться ответа на свой запрос? А как Вы думаете, что думает о Вас руководитель, если не получает ответа на свои запросы или случайно подсмотрит на мониторе, что в папочке с его ФИО есть 28 непрочтенных сообщений?
Давайте признаемся: мы неэффективны, мы необязательны, мы тратим свой самый драгоценный и невосполнимый ресурс – Время – впустую.
Осознание проблемы – важный шаг на пути её решения. Перейдем к действиям.
Постановка задачи
Что имеем:
- Почтовый ящик похож на болото, в котором тонет наша самооценка успешного управленца.
- Мы тратим половину рабочего времени на пролистывание входящих, не веря в то, что ничего не упустили.
- Наши корреспонденты начинают использовать дополнительные способы коммуникации (телефон, мессенджер, листочки на мониторе, записки на клавиатуре), чтобы достучаться до Вас. Таким образом из одного потока входящих мы получили ещё четыре дополнительных, с которыми также не можем справиться.
- На каждую попытку прочитать всё мы тратим целый рабочий день, а после двух дневной командировки всё приходится начинать сначала.
- Руки опускаются и уже нет сил остановить эту лавину.
Что хотим:
- Взять под полный контроль весь поток входящих.
- Сократить время, затрачиваемое на обработку корреспонденции.
- Из потока входящих создать инструмент, который будет нам экономить время.
Какие есть способы решения Штудирование литературы по тайм-менеджменту, личной эффективности и инструкций по работе с почтовым клиентом очень быстро даёт понимание: а) что корень наших проблем кроется в том, что по «Матрице Эйзенхауэра» чтение входящих сейчас находится у нас в IV квадрате «Не важно и не срочно»; б) волшебной таблетки решения нашей задачи не существует, каждый должен сам создать своё лекарство.
Каждая проблема имеет, как минимум, три способа решения. Что можем мы:
- Оставить попытки систематизировать хаос, отказаться от электронной почты как инструменты управления, а использовать её только для пересылки информации.
- Всю систему управления задачами и коммуникации перенести в почту.
- Из почты сделать основной инструмент для:
- Получения и постановки задач.
- Ведение списков рабочих задач.
- Получения справочной информации.
Первый вариант я пробовал, но признал его неудачным: почта гораздо удобнее мессенджера, использование WhatsApp вообще превращает всю работу в хаос, а не только папку «Входящие».
Полностью перенести систему управления в почту очень скоро застопорились из-за нерадивых корреспондентов. Внедрить же на 100% политики в области использования почты в компании возможности нет. Второй минус: использование корпоративной почты в личных целях в большинстве компаний запрещено политиками информационной безопасности. Делить личные и рабочие дела не эффективно.
Тогда я и решил взять из инструмента ровно то, что он умеет лучше всего. Рассмотрим подробнее вариант номер три.
В чем суть способа Настройка системы работы с почтой выполняем в пять этапов:
- Разработка методики личной эффективности.
- Выработка правил работы с электронной почтой.
- Первоначальная настройка инструментов.
- Выработка привычек.
- Постоянное улучшение.
Методика личной эффективности Моя методика личной эффективности основана
на принципах Лиги «Время»:
- Обязательное целеполагание на год.
- В первую очередь нужно делать то, что важно.
- Ведение списков задач (День, Неделя, Месяц, Год).
- Ежедневное планирование на основе пустографки Глеба Архангельского (см. статью Алексея Щепалкина).
- Регулярные Обзоры (День, Неделя, Месяц, Год).
Конкретные техники мы регулярно отрабатываем на встречах ТМ-клубов, не буду на них останавливаться в этой статье. Многие вебинары доступны на канале Лиги «Время» в Youtube:
https://www.youtube.com/ЛигаВремя Ну что ж, засучим рукава и начнем переводить нашу энергию в квадрат II «Важные, но не очень срочные дела».
Вырабатываем правила Сначала определим правила для себя и окружающих по использованию электронной почты. Начнём, как водится, с себя.
Чтобы перевести работу с почтой во второй квадрат нам нужно, с одной стороны, разработать методологию и чётко ей следовать, с другой стороны, - выделить работе с ней строго определенное время.
Вот набор моих личных правил: - Важные письма обрабатываем два раза в день, адресованные лично мне – один раз в день, остальные – не чаще одного раза в день.
- К важным письмам относим письма руководителей, непосредственных подчиненных и руководство Заказчика (как внешнего, так и внутреннего).
- Папка «Входящие» (или «Важные») должна быть пуста после каждой обработки.
- Методика обработки (я себя взял за основу технику от Девида Аллена):
- Начинаем читать самое свежее письмо в папке.
- Если проблема, описываемая в письме, уже решена – переносим в архив всю переписку по вопросу.
- Если это письмо должно было ко мне попасть:
- Если требуется действие или ответ:
- Если я могу выполнить сам менее, чем за две минуты, - то выполняю и архивирую письмо.
- Если я могу делегировать задачу, - то делегирую и ставлю на контроль.
- Если требуется более 2 минут и делегирование не возможно, - то сохраняю задачу в соответствующий список дел (День, Неделя, Месяц, Год).
- Если в письме содержится справочная информация, - сохраняю данные в библиотеку и архивирую письмо.
- Если письмо не содержит информации, - это письмо действительно должно было ко мне попасть?
- Если письмо попало ко мне случайно, - архивирую его.
- Если письмо отправлено специально:
- Если инициатор нарушил корпоративные правила использования электронной почты, подсказываем правильный пусть и архивируем письмо.
- Если есть потребность, - корректируем корпоративные правила.
Корпоративные правила использования электронной почты:
- В Стратегии коммуникации компании описываем, по какому вопросу какой способ коммуникации будет использоваться (почта, телефон, мессенджеры, форумы, прочее).
- Запрещаем использовать корпоративную почту для обсуждения «котиков».
- Запрещаем использовать списки рассылки, если это не указано в бизнес-процессах компании, без согласования с инженером по информационной безопасности.
- В поле «Кому» должно быть указано лицо, от которого требуется ответ, либо кому предназначена информация. Все остальные получатели должны указываться в поле «Копия».
- Тема письма должна быть осмысленной.
- Получатель письма должен обязательно на него ответить в течение 1 рабочего дня, если иное не указано в теле сообщения и в письме есть тема.
- Если письмо пришло на список рассылки или Вы находитесь в списке «Копия», то ответ на письмо не требуется.
- Автоответ при отсутствии на рабочем месте более 1 рабочего дня – обязателен и должен содержать информацию:
- Когда сотрудник будет доступен по почте.
- Можно ли связаться с сотрудником и какой способ связи возможен.
- Кто исполняет обязанности на время отсутствия.
- Письмо должно быть кратким, содержать всю необходимую информацию для принятия решения и начинаться с важного.
Инструменты Переходим к настройке инструментов.
- Определяем место хранения списков (День, Неделя, Месяц, Год).
Я оставил себе по два списка дел (Неделя, Месяц, Год): рабочие и личные. Рабочие списки веду в почтовой системе, а личные – в
https://i.doit.im/.
Для планирования Дня использую пустографку в бумажном виде.
- Определяем место хранения справочной информации (библиотеки).
Моя библиотека ведётся локально в файловой структуре. Для сохранности – регулярное резервное копирование.
Циркуляры, изменения в инструкциях и регулярные статистические отчеты хранятся в отдельных почтовых папках.
- Настраиваем почтовый клиент:
- Набор папок.
- Место хранения долгосрочного архива и правила архивации.
- Фильтры.
- Автоматизация.
- Шаблоны.
Набор текущих папок
- Важные
- Входящие
- Копия
- Неделя
- Месяц
- На контроль
- Архив
- Отправленные
Набор архивных файлов
- Архив 2019
- Архив 2018
- Архив 2017
Архивы создаём по годам. Для каждого года – свой локальный файл. В этих файлах будут доступны только две папки: Архив (все входящие сообщения) и Отправленные.
Правила архивации: - Важные, Входящие, Копия, Неделя, Месяц, На контроль – не архивировать.
- Архив, Отправленные – архивировать с настройками по умолчанию.
Фильтры Скажу сразу, что фильтров может быть больше, чем я описал, т.к. в одном правиле сложно указать несколько возможных вариантов: часть фильтров будет работать по отправителю, часть - по получателю, часть - по теме сообщения. Всё зависит от Вашей корпоративной культуры, используемых в организации программных продуктов и Вашего предпочтения.
«Важные». Набор фильтров, который формирует соответствующую папку. Применяется правило «Переносить все письма от указанных адресатов в папку «Важные»».
«СПАМ». Набор фильтров, который удаляет без прочтения все информационные сообщения, типа «СПАМ», рассылок от различных информационных систем, почты от неинтересных Вам корреспондентов.
«Копия». Набор фильтров: «Переносить все письма, где меня нет в поле «Кому» в папку «Копия»».